13 juli 2016
Marc

Ben werkt agile

Het doel van Ben als bedrijf is om mobiele telecommunicatie op een persoonlijke en eenvoudige manier mogelijk te maken voor iedereen. Ieder individu kan zijn eigen afweging maken over hoeveel geld hij of zij aan mobiele telefonie wil uitgeven in vergelijking met al die andere mooie dingen in het leven. Dit principe passen we ook in ons interne Ben team toe. Zeker waar er geld nodig is nodig is voor aanpassingen in de technische platformen van Ben. In dit blog zal ik vertellen hoe wij een keuze maken aan welke (IT) activiteiten prioriteit wordt gegeven, en welke ideeën even moeten wachten.

Van groot naar klein

Het begint met een groot idee, dat wij een “epic” noemen. Dat kunnen nieuwe producten zijn zoals MB Extra of MB Pauze, maar ook procesverbeteringen, of aanpassingen aan de webshop. De eigenaar van het idee, die wij “epic-owner” noemen, presenteert zijn idee aan het “Ready team”. Het Ready-team bestaat uit business en systeem analysten, die samen verantwoordelijk zijn voor het juist prioriteren van alle epics. Tijdens de presentatie van idee bespreken het Ready-team  en de epic-owner samen de volgende vragen:

  • Is het idee op te knippen in kleinere delen?
  • Welke toegevoegde waarde brengt het idee (liefst kwantificeerbaar) voor onze klanten?
  • Wat is de inspanning die geleverd moet worden om deze aanpassing te bouwen?

Waar het uiteindelijk om draait is om de essentie van het idee vast te houden en die essentie zo snel en zo goedkoop mogelijk live te brengen. Oftewel met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk resultaat bereiken. Daarmee maken het grote idee kleiner en behapbaar. De volgende stap in het proces is om de waarde, gesplitst in business waarde en een inschatting voor het risico, en de IT omvang te bepalen. Waarde en omvang bepalen duurt ongeveer vijf minuten.

Pokeren en niet bepalen

“WAT? Vijf minuten? Dat kan toch niet goed zijn”, hoor ik nu ervaren IT-collega’s roepen. Tot een paar maanden geleden probeerden wij de kosten en opbrengsten van een wijziging nauwkeurig te bepalen. Dat duurt weken. Nu doen we dat anders. We hebben vooraf bepaald hoeveel geld wij dit jaar uitgeven aan IT. Binnen dat budget hoeven we alleen de volgorde van de epics te bepalen. Dat doen we door elk epic een score te geven. Het Ready team samen met de epic owner geeft voor zowel waarde als omvang een cijfer aan een epic.

Als je alle initiatieven op dezelfde manier waardeert, heb je uiteindelijk een lijst met initiatieven en de volgorde waarin de initiatieven opgepakt worden. Daarbij is één formule belangrijk. De Weighted Shortest Job First (WSJF) deelt de waarde (business waarde + business risico) door de IT size. Het initiatief met de hoogste WSJF wordt als eerste opgepakt. Zo kom je tot een rangschikking van alle initiatieven.

Zoals de tabel laat zien, is niet alleen de hoogste waarde bepalend, maar scoren initiatieven met kleine omvang juist hoog. Daardoor wordt de totale waarde in een periode gemaximaliseerd. In bovenstaande tabel zouden epic 1,2, en 3 worden opgeleverd als de IT capaciteit 16 is, met een totale waarde van 80. Als alleen de waarde bepalend zou zijn, dan worden epics 2 en 5 opgeleverd, met een totale waarde van 61.

Van Ready naar Done

Als de prioriteit van een epic bepaald is en de oplossingsrichting van een epic is duidelijk, zijn we klaar om de bouw te starten. Het done team ontwikkelt en test alle gevraagde functionaliteit van een epic. Alleen wordt niet een epic opgeleverd, maar losse stukjes functionaliteit, die wij user stories noemen. Bij een juiste priotirisering worden de user stories die snel waarde brengen dus ook snel opgeleverd. Zo is bijvoorbeeld eerst MB Pauze en daarna MB Extra gebouwd in het kader van Zorgeloos Internet. Binnenkort komen nog wat andere verbeteringen live die de zorgen van klanten over hun dataverbruik moeten verminderen, maar minder toegevoegde waarde hebben dan MB Pauze en MB Extra.

Door dit mechanisme zijn we in staat elke vier weken verbeteringen en nieuwe diensten te bieden, en daarna weer nieuwe dingen op te pakken. Die dan ook weer gereed gemaakt worden om te kunnen bouwen. Ons ontwikkelproces is daarmee een estafette-loop geworden, in plaats van een ouderwetse marathon. Dat maakt Ben wendbaar in een snel veranderende telecom wereld.

BhB